Respuesta corta: calcula la utilidad de cada obra restando de los ingresos del contrato todos los costos atribuibles al proyecto, incluidos materiales, mano de obra, subcontratos, equipos y una parte razonable de gastos indirectos. No confundas el dinero que entró al banco con utilidad: un anticipo recibido puede financiar trabajo que todavía falta ejecutar.
Primero define cuánto se vendió
Parte del contrato vigente y registra cambios autorizados, conceptos adicionales, descuentos y retenciones contractuales. Después separa facturado, cobrado y pendiente. Son tres cifras distintas. Un proyecto puede mostrar mucha facturación y poca caja si el cliente no ha pagado; también puede mostrar caja por un anticipo sin que exista utilidad ganada.
Ejemplo: pactaste una remodelación por $500,000. Cobraste $200,000, pero el avance ejecutado y aceptado representa $150,000. Si gastaste $120,000, no concluyas que ganaste $80,000 solo porque hay $200,000 en el banco. Todavía debes entregar trabajo y pagar materiales, nómina o subcontratos comprometidos.
Después reúne todos los costos
Asigna a la obra las facturas de materiales, fletes, renta de maquinaria, combustible relacionado, subcontratos, salarios, prestaciones y cuotas. Añade un criterio consistente para gastos compartidos, como supervisión o vehículo utilizado en varios proyectos. El objetivo operativo es saber si el precio cubre el trabajo completo; la deducción fiscal de cada costo requiere una revisión adicional.
El SAT resume las reglas del CFDI. Para nómina y seguridad social, el IMSS explica el aviso de movimientos de trabajadores. Usa esos comprobantes para sustentar los números, sin asumir que una factura basta para demostrar todo el costo. Conserva contrato, estimaciones, órdenes de cambio y comprobantes de pago.
Mira el margen y lo que falta
Una cuenta práctica es: ingresos estimados del proyecto menos costos ejecutados y costos pendientes de ejecutar. Compara esa utilidad esperada con la presupuestada. Si un subcontrato subió, actualiza el pronóstico antes de tomar dinero para otra obra.
Revisa el cierre cada semana: avance físico, avance facturado, avance cobrado y costo comprometido. Los retrasos de clientes y los materiales aún no facturados son señales de riesgo. Llevar la cuenta por obra evita que una obra rentable esconda pérdidas de otra.
Si el primer cobro te genera dudas, lee cómo facturar un anticipo de obra o revisemos tus números por WhatsApp.
