Registra la renta por equipo, periodo y obra, separando los conceptos del contrato. La tarifa diaria puede dejar fuera traslado, combustible, operador, seguro o daños. Sin ese desglose puedes presupuestar una cantidad menor que el costo final.
Define qué incluye el servicio
Guarda contrato, equipo, fechas de entrega y devolución, horas o días facturables y responsabilidades. Si viene con operador, identifica el alcance del servicio y revisa las obligaciones aplicables a la relación entre empresas. No concluyas que cualquier renta de equipo tiene idéntico tratamiento.
Por ejemplo, una retroexcavadora se renta por cinco días, pero la lluvia detiene dos. El contrato determina si esos días se cobran y qué evidencia necesitan las partes. El proyecto debe registrar el costo real y la causa de la desviación, aunque no haya avance productivo durante la pausa.
Relaciona uso, factura y pago
Lleva bitácora de horas, obra y responsable. Si el equipo atiende dos proyectos, reparte el costo con un criterio documentado. Conserva factura, banco y comprobantes de cargos adicionales. Los depósitos en garantía también deben identificarse aparte de la renta.
El SAT explica requisitos que deben cumplir las facturas. El comprobante necesita reflejar la operación; el tratamiento fiscal depende además del régimen y requisitos de deducción. Guardar un PDF no sustituye revisar su XML y soporte.
Comprueba el cierre del equipo
Confirma fecha de devolución, estado del equipo, saldo y devolución de garantía. Un alquiler que sigue abierto puede generar días adicionales sin que el supervisor lo advierta. Define quién comunica la devolución a administración.
Compara costo por hora productiva o unidad ejecutada con el presupuesto. Esto permite decidir cuándo conviene cambiar programación, equipo o modalidad, usando datos del proyecto.
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