El XML de una factura contiene los datos estructurados del CFDI: emisor, receptor, conceptos, impuestos, folio fiscal y sellos, entre otros. El PDF suele ser su representación legible. Tener una imagen o un recibo comercial no significa tener el archivo fiscal completo.
Ejemplo
Un proveedor envía únicamente el PDF de una compra. Para el registro y validación, la tienda necesita recuperar el XML y comprobar que corresponde a la operación. Cambiar manualmente el PDF no modifica los datos del CFDI ni corrige un error fiscal.
Qué revisar
Verifica folio, RFC, importe, concepto y estado del comprobante en los servicios oficiales. Conserva también pagos y evidencia de entrega; un XML válido no garantiza que el gasto cumpla todos los requisitos para deducirse.
Organiza archivos por periodo y operación, con respaldo y acceso limitado. Si existe cancelación o sustitución, guarda el historial y señala cuál documento está vigente. Esa estructura permite importar comprobantes al sistema contable, relacionarlos con bancos y detectar duplicados sin depender de buscar correos al cerrar el mes.
Fuente: SAT: manual de facturación.
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