Guarda el XML y su representación en PDF cuando la tengas. El PDF facilita leer la operación; el XML permite trabajar con los datos del comprobante electrónico. No intentes crear un XML renombrando un archivo PDF.
Forma un expediente por operación
Usa el folio fiscal para relacionar factura, pago, pedido y entrega. Agrupa compras y ventas por mes y conserva respaldos. Evita nombres como “factura final final”, porque no permiten saber qué documento fue sustituido o cancelado.
Ejemplo: una tienda compra mercancía, recibe solo el PDF por correo y el proveedor deja de contestar. El negocio necesita identificar el comprobante en sus registros y recuperarlo por el canal oficial. Una imagen del PDF no sustituye esa recuperación.
El SAT explica la consulta y recuperación de comprobantes. Organiza la descarga por fechas y revisa que los archivos correspondan a tu RFC. Para comprobar un documento puntual utiliza el verificador de CFDI.
Conserva también la evidencia comercial
Una factura no explica todas las circunstancias de la compra. Guarda orden, recepción, contrato y comprobante bancario cuando existan. Si fue una devolución, incorpora el expediente y los documentos relacionados para seguir la operación completa.
Entrega al contador una lista de documentos faltantes junto con los archivos disponibles. Así puede distinguir una compra pendiente de soporte de una que simplemente no ocurrió. Controla quién tiene acceso a las carpetas y haz un respaldo que no dependa del teléfono de una sola persona.
Consulta qué documentos enviar al contador cada mes. Escríbenos por WhatsApp y revisamos gratis tu organización inicial.
