Lleva cada estimación por separado, con fechas de entrega, aprobación, factura y pago. “Ya se envió al cliente” no significa que ya se pueda cobrar. Si el contrato exige validación, documentos o una fecha de corte, necesitas revisar dónde se detuvo el proceso.
Usa un seguimiento por estado
Anota obra, número, periodo, importe presentado, aprobado, facturado, retenido y pagado. Identifica diferencias y responsable de resolverlas. Guarda generadores, evidencia del avance y aceptación. La carpeta debe permitir explicar por qué el cliente aprobó una cantidad distinta a la solicitada.
Por ejemplo, presentas $150,000 de avance y el cliente aprueba $130,000 porque falta evidencia de una partida. Si facturas el total sin resolverlo, la factura puede quedar detenida. Llevar la diferencia como pendiente de aprobación ayuda a cobrar lo aceptado y recuperar después lo restante con soporte.
Conecta el reporte con tesorería
Relaciona fecha probable de cobro con nómina, materiales y proveedores. No uses únicamente la fecha del contrato si ya conoces un retraso. Una estimación con aprobación pendiente debe mostrarse como tal, no como efectivo asegurado para la siguiente semana.
La Ley del ISR contempla contratos de obra y estimaciones dentro del artículo 17. El momento fiscal debe revisarse según persona y régimen; no concluyas que todo se declara igual al recibir el depósito. El control comercial aporta fechas y documentos para ese análisis.
Cierra pagos y saldos
Cuando llegue dinero, identifica aplicación de anticipo, descuentos contractuales y fondos de garantía. Revisa comprobantes de pago cuando correspondan y actualiza el saldo. Un abono no debe cerrar automáticamente toda la estimación.
Revisa semanalmente pendientes con quien puede resolverlos. Así el reporte sirve para cobrar antes de que falte dinero en obra.
Revisa tu cobranza por WhatsApp. La conversación inicial es gratis.
