Registra cada atención junto con su factura y su cobro. Cuando una aseguradora paga semanas después o el paciente cubre un copago, el problema no suele ser solo fiscal: sin un control por caso, es fácil perder ingresos o duplicar facturas.
Una fila por atención
Lleva una tabla simple con fecha, paciente o folio interno, servicio, importe pactado, quién paga, CFDI emitido, cobro recibido y saldo pendiente. Añade el folio de autorización de la aseguradora cuando exista. No necesitas guardar datos clínicos sensibles en una hoja contable; basta un identificador que permita relacionar el cobro con el expediente protegido.
Ejemplo: una consulta cuesta $1,500. El paciente cubre $300 y la aseguradora $1,200 después de validar el caso. Si registras solo el depósito del paciente, parecerá que la consulta generó $300; si emites dos CFDI de ingreso por $1,500, podrías duplicar la operación. Define desde el inicio qué comprobante corresponde a cada pagador y concilia con el convenio.
Cierra el mes con tres listas
Primero, atenciones facturadas y cobradas. Segundo, atenciones facturadas pero pendientes de pago. Tercero, depósitos recibidos sin una factura o referencia clara. Revisa devoluciones, descuentos y retenciones por separado. El estado de cuenta prueba que entró dinero, pero no explica por sí solo a qué consulta corresponde.
Si facturas antes de recibir el pago, revisa el uso de PPD y el complemento de recepción de pagos. El SAT explica cuándo corresponde ese complemento. No generes un nuevo CFDI de ingreso por el mismo servicio solo porque llegó el depósito de la aseguradora.
El tratamiento fiscal depende del caso
Una consulta médica exenta de IVA se analiza conforme al artículo 15 de la Ley del IVA. Otros servicios del consultorio pueden tener tratamiento distinto. Para ISR, el momento relevante de ingreso depende del régimen; por eso conviene que el control muestre tanto fecha de atención como fecha de cobro.
Al final del mes, compara total de servicios, CFDI, complementos y depósitos. Las diferencias deben tener una explicación: saldo por cobrar, cancelación, devolución, comisión o retención. Si no puedes identificarla, investígala antes de declarar.
Para emitir comprobantes por cada atención, lee cómo facturar una consulta médica.
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