Lleva un saldo por cliente y una fecha de vencimiento por venta. El total vendido no muestra cuánto dinero llegará esta semana ni qué cuentas requieren seguimiento.
Para cada operación registra folio, cliente, importe, abonos, saldo y fecha acordada. Vincula facturas y pagos con ese folio. Mantén separado un pedido entregado de una cotización o mercancía todavía no despachada.
Prioriza por vencimiento y monto
Ejemplo: tienes $40,000 por cobrar, pero $25,000 vencieron hace un mes y solo $15,000 tienen fecha de pago próxima. Para pagar al proveedor no puedes usar el total como si fuera efectivo disponible. Confirma compromisos de pago y prepara una previsión prudente.
Agrupa saldos vigentes, vencidos recientemente y vencidos con mayor antigüedad. Define responsable, última conversación y siguiente acción. Evita conceder más crédito automáticamente a un cliente que dejó de responder; revisa el límite con base en su historial.
Guarda los acuerdos de cobro
Conserva pedido aceptado, entrega, factura y calendario de pagos. Si hay una disputa por producto, sepárala de un simple retraso. Documentar el motivo permite decidir entre reposición, aclaración y cobranza.
La guía del SAT para el complemento de recepción de pagos es la referencia para revisar la documentación fiscal de cobros ligados a facturas en parcialidades o diferidas. Un abono no debe aparecer como una venta nueva en tu reporte operativo.
No elimines saldos antiguos para que el cierre se vea limpio. La incobrabilidad y sus efectos fiscales exigen revisión y evidencia específicas. Informa al contador antes de cualquier ajuste.
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