No registres todo reembolso como si tuviera el mismo tratamiento. Importa quién contrató el gasto, a nombre de quién se emitió el comprobante y cómo se pactó la devolución del dinero. Debe distinguirse un gasto propio repercutido al cliente de un pago hecho por su cuenta.
Define la mecánica antes de viajar
Un ingeniero viaja para supervisar un proyecto. Puede cobrar honorarios más gastos acordados, o recibir recursos para pagar gastos que corresponden directamente al cliente. Las facturas, el contrato y el flujo bancario deben respaldar la modalidad elegida.
Si el hotel emitió el comprobante al ingeniero y este lo incorpora a su cobro, no basta con escribir “reembolso” para excluirlo de ingresos o IVA. El artículo 18 de la Ley del IVA incluye conceptos adicionales cobrados por servicios en la base correspondiente. Para deducciones, los artículos 28, fracción V, y 105 de la Ley del ISR obligan a revisar condiciones y límites aplicables a viajes.
Un expediente por viaje
Guarda autorización del cliente, fechas, destino, motivo, facturas, pagos y liquidación final. Identifica lo que se gastó y cualquier remanente devuelto. La tarifa de una tarjeta corporativa o la etiqueta del movimiento bancario no sustituyen los documentos de la operación.
Cuando el cliente paga directamente hotel y transporte, registra esa circunstancia en el contrato y evita cobrar otra vez esos importes en tu factura. Si recibes un anticipo para gastos, concílialo al terminar el viaje.
Conviene tener una política breve: qué gastos acepta el cliente, quién pide las facturas, cómo se autorizan cambios y cuándo liquida el reembolso. Esa claridad reduce discusiones comerciales y permite al contador determinar el tratamiento correcto. También impide que financies viajes durante meses por no haber pactado una fecha de devolución.
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